賃貸倉庫における文書保管とは？書類を保管するときの注意点を知ろう

オフィスのスペースを有効に使うために、賃貸倉庫を利用して文書保管するという選択肢もあります。

倉庫で文書保管をするときは、他の荷物を預ける場合とは異なり、どのような注意点があるのでしょうか。

今回は賃貸倉庫をご検討中の方に向けて、「倉庫における文書保管」をテーマに、書類を保管するときの注意点もご紹介します。

賃貸倉庫における文書保管とは？保存と保管の違いについて

まずは、賃貸倉庫における文書保管とはなにかについてご紹介していきましょう。

そもそも、文書保管とは書類をただ保存しておくことではありません。

「保管」と「保存」は厳密には違う意味があり、「保管」をする場合は、書類を「保っておく」必要があります。

つまり、破損や紛失を防ぎながら、必要なときに取り出しやすいように管理しなければなりません。

そのため、賃貸倉庫を探すときは、専門の書類保管サービスを検討してみるのもおすすめです。

書類保管サービスでは、書類の保管はもちろん、オプションでラベリングによる書類整理や使用頻度の高い文書のファイリング、不要な書類の破棄なども請け負っています。

文書管理ができるのは賃貸倉庫だけでなく、トランクルームという選択肢もあり、それぞれ特色に違いがあります。

賃貸倉庫は場所を借りる不動産賃貸借契約であるのに対して、トランクルームの場合、文書管理のサービスに対する寄託契約です。

保管環境やセキュリティなども異なるので、ニーズに合うものを選択しましょう。

賃貸倉庫における文書保管とは？文書保管をする場合の注意点

次に、賃貸倉庫を利用して文書保管をする場合の注意点をご紹介します。

文書保管の場合は、社外秘の書類も含まれるため、やはりセキュリティ対策がもっとも重要です。

外部に漏れてはいけない情報が流出してしまわないように、出入りしているスタッフの管理や書類の出し入れ方法など、セキュリティに関してしっかり確認しておきましょう。

保管環境も重要で、倉庫内の気温が適正でない場合は、書類が傷んでしまいます。

立地や建物構造などから、台風や水害などの自然災害へのリスクに関しても考慮が必要です。

また、賃貸倉庫の場合、書類の取り寄せをおこなっている業者もあります。

しかし、盗難や火災などによる書類の紛失に関しては賃貸倉庫では責任を負わないのが一般的なので、万が一の事態を考慮してサービスを検討する必要があります。

まとめ

今回は賃貸倉庫をご検討中の方に向けて、「倉庫における文書保管とは」をテーマに、書類を保管するときの注意点もご紹介しました。

賃貸倉庫にはさまざまなものを保管できますが、書類の保管場所としても最適です。

機密書類を保管する場合は、オプションが充実している書類保管サービスを利用するのもおすすめです。

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